Reforma Laboral 2026 para Empresas: 7 Cambios que Debes Implementar para Evitar Multas

Febrero - 2026 | Gusabogados

La Ley 2466 de 2025 ya está vigente y varios de sus cambios aplican desde hace meses. Si tu empresa no se ha adaptado, el riesgo no es teórico: el Ministerio del Trabajo ya tiene potestad para imponer multas de hasta 5.000 SMLMV.

El problema es que la ley tiene 70 artículos y no todos aplican igual para todos los sectores. Lo que sigue es un resumen práctico de los 7 cambios que afectan directamente tu operación, con los costos estimados, las fechas límite y las acciones concretas que debes tomar.

Si quieres ver el panorama general de la reforma (incluyendo el impacto para empleados), consulta nuestro Resumen de los 7 Cambios de la Ley 2466.

Permisos Remunerados

La Ley 2466 (Artículo 15) obliga a las empresas a otorgar permisos remunerados que antes no existían o que quedaban a criterio del empleador. No hacerlo expone a la empresa a quejas ante el Ministerio del Trabajo y a multas.

Permisos nuevos que debes incluir en tu reglamento:

• Citas médicas urgentes o programadas con especialistas (incluye endometriosis, Ley 2338 de 2023)
• Obligaciones escolares cuando el centro educativo requiera la presencia del acudiente
• Citaciones judiciales, administrativas o legales
• Un día remunerado cada 6 meses para trabajadores que usen bicicleta como transporte habitual

Permiso ampliado:

• Calamidad doméstica: ahora cubre familiares hasta el tercer grado de consanguinidad (padres, hermanos, abuelos, tíos, sobrinos), segundo de afinidad y primero civil. El alcance es mucho más amplio que antes.

Qué debes hacer ahora

1. Actualiza tu Reglamento Interno de Trabajo. Si tu reglamento no contempla estos permisos, técnicamente no puedes exigir un procedimiento formal de solicitud. Eso significa que el trabajador puede ausentarse con el solo aviso verbal.
2. Define un procedimiento claro de solicitud que incluya: notificación por escrito (correo o mensaje), presentación de soporte (certificado médico, citación, constancia escolar) y plazo de preaviso razonable.
3. Comunica los cambios a todo el equipo. Un trabajador que desconoce el procedimiento puede ausentarse sin seguir los pasos, y tú no podrás sancionarlo si no le informaste cómo hacerlo.
4. Registra todo. Lleva un control de permisos solicitados, aprobados y soportes entregados. Este registro es tu defensa ante cualquier reclamación o inspección.

Dato clave: El permiso no puede negarse si el trabajador cumple los requisitos. Pero si tu reglamento está actualizado, sí puedes exigir documentación de respaldo.

Turnos y Horario Nocturno

Dos cambios afectan directamente tus costos de nómina:

1. Jornada nocturna desde las 7:00 PM (antes 9:00 PM). Vigente desde el 25 de diciembre de 2025. Las horas entre 7PM y 9PM que antes eran diurnas ahora generan un recargo nocturno del 35%.

2. Jornada de 42 horas semanales desde el 15 de julio de 2026 (máximo 8 horas diarias). Es la última etapa de la reducción gradual de la Ley 2101 de 2021. El salario no se reduce.

Impacto en costos: el cálculo real

Para un trabajador a salario mínimo ($1.750.905/mes) con turno que incluya las 7PM-9PM ^*:

Para una empresa con 10 trabajadores en turno nocturno, eso son $1.123.490 mensuales adicionales solo por el cambio de horario. Y desde julio 2026, cada hora que exceda las 42 semanales se paga como extra (+25% diurna, +75% nocturna).

3 estrategias de reestructuración de turnos

Estrategia 1: Comprimir el turno antes de las 7PM. Si tu operación lo permite, cierra la jornada a las 6:30 PM y reinicia a las 6:00 AM. Eliminas el recargo nocturno por completo. Funciona para oficinas, comercio no nocturno, servicios administrativos.

Estrategia 2: Turnos rotativos de 6 horas. La ley permite turnos sucesivos de máximo 6 horas y 36 horas semanales (Art. 11, literal d) sin recargo nocturno ni dominical, siempre que la operación funcione sin interrupción. Funciona para vigilancia, manufactura 24/7, salud.

Estrategia 3: Turno partido con pausa. Divide la jornada en dos bloques (ej: 6AM-12PM y 2PM-6PM) para cubrir las horas sin tocar el horario nocturno. Funciona para restaurantes, comercio con horario extendido.

Cada estrategia tiene implicaciones legales. Antes de implementar cambios, consulta con un abogado laboral para no violar derechos adquiridos de los trabajadores actuales.

Contratos a Término Fijo

Si tienes empleados con contratos a término fijo que se renuevan periódicamente, necesitas hacer una auditoría inmediata. La Ley 2466 (Artículo 6) establece:

• Máximo 4 años acumulados (incluyendo todas las prórrogas). Pasado ese tiempo → contrato indefinido automáticamente.
• Después de la 4.ª prórroga de un contrato inferior a 1 año → la siguiente renovación debe ser por mínimo 1 año.
• El conteo de los 4 años inicia desde el 25 de junio de 2025, incluso para contratos que ya existían.

Checklist de auditoría

Revisa tu nómina y responde estas preguntas para cada empleado con contrato a término fijo:

1. ¿Cuánto tiempo acumulado lleva? Suma desde la primera firma hasta hoy.
2. ¿Cuántas prórrogas ha tenido? Si son más de 4 en contratos de menos de 1 año, la próxima debe ser por mínimo 1 año.
3. ¿Cuándo llega al límite de 4 años? El conteo arranca desde el 25 de junio de 2025, así que el límite máximo es el 25 de junio de 2029.
4. ¿Tiene sentido convertirlo a indefinido antes del límite? Puede ser más barato que esperar la conversión automática (que podría complicar cálculos de indemnización).

Lo que NO debes hacer

Pedirle al empleado que “renuncie” para firmar un contrato “nuevo” y reiniciar el conteo. Esto puede ser considerado fraude a la ley por un juez laboral. La consecuencia: el contrato se declara indefinido desde el inicio de la relación laboral (no desde la última firma), con todas las implicaciones de antigüedad e indemnización.

Aprendices SENA: nuevo costo

Los aprendices SENA ahora son trabajadores formales bajo contrato especial a término fijo (Art. 21). Debes pagarles:

• Fase lectiva / primer año dual: mínimo 75% del SMLMV ($1.313.179) + prestaciones sociales
• Fase práctica / segundo año dual: mínimo 100% del SMLMV ($1.750.905) + prestaciones sociales

Si tenías aprendices bajo el esquema antiguo de “apoyo de sostenimiento” sin prestaciones, actualiza inmediatamente.

Costo de Nómina 2026

El costo real de un empleado a salario mínimo no es $2.000.000. Es significativamente mayor cuando incluyes la carga prestacional completa.

Desglose mensual por empleado (salario mínimo, riesgo I)

Tu empleado recibe $2.000.000. Te cuesta $2.864.400. La diferencia ($864.400) es el costo oculto de la nómina que muchas PYMES no tienen mapeado.

Cálculo con ARL riesgo I (0,522%). El nivel de riesgo varía según la actividad económica de tu empresa. Prima y cesantías incluyen auxilio de transporte. Exentos de ICBF y SENA para empleados hasta 10 SMLMV.

Auxilio de conectividad: nueva obligación

Si tienes empleados en modalidad remota o híbrida que ganen hasta 2 SMLMV ($3.501.810), debes pagar un auxilio de conectividad de $249.095/mes (equivalente al auxilio de transporte). No es salario, pero sí es base para liquidar prestaciones.

Si no lo estás pagando, el trabajador puede reclamar retroactivamente. Inclúyelo en la nómina junto con el auxilio de transporte.

¿Cómo optimizar costos sin violar la ley?

• Contratos por obra o labor: adecuados para proyectos puntuales. Terminan cuando termina la obra.
• Tiempo parcial: si no necesitas 42 horas semanales, puedes contratar por menos horas con salario y prestaciones proporcionales.
• Régimen Simple Laboral (Art. 64): permite consignar cesantías mensualmente (8,33% del salario base) directamente al fondo. Reduce la carga administrativa y mejora los rendimientos para el trabajador.
• Cotización a tiempo parcial para microempresas (Art. 34): si calificas como microempresa, puedes hacer aportes a seguridad social por períodos inferiores a un mes.

Cada modalidad tiene requisitos específicos. Usarlas incorrectamente puede generar demandas por contrato realidad.

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Recargos Dominicales

Si tu negocio opera domingos o festivos, tus costos de personal ya subieron y seguirán subiendo. La Ley 2466 (Artículo 14) restableció el recargo del 100%, de forma gradual:

¿Es rentable abrir domingos?

La pregunta que todo comerciante debe hacerse. Veamos los números para un negocio con 5 empleados a salario mínimo trabajando los 4 domingos del mes:

Del 2025 al 2027, tus costos dominicales suben $2.801.520 al año (solo por 5 empleados a mínimo). Si tu margen de utilidad por domingo no cubre ese incremento, estás operando a pérdida esos días.

Análisis por sector

Comercio y restaurantes: Evalúa si los ingresos del domingo justifican el costo. Alternativas: horario reducido, turnos mínimos, autoservicio.

Vigilancia y salud: Estos sectores no pueden cerrar domingos. El costo se absorbe o se traslada al cliente. Si eres empresa de vigilancia, la Superintendencia debe actualizar las tarifas mínimas (Parágrafo Art. 70).

Hotelería y turismo: Temporada alta puede justificarlo. Temporada baja probablemente no.

La decisión es financiera, no legal. Tienes derecho a operar domingos, pero debes pagar el recargo. Haz las cuentas antes de asumir que “siempre fue así.”

Protocolo Anti-Acoso

La Ley 2466 (Artículo 18) cambió radicalmente las reglas del acoso laboral. Antes, se necesitaban actos repetidos. Ahora, un solo acto basta: un grito, una humillación, una amenaza.

Y la cobertura se amplió. Ya no solo protege a tus empleados directos. Ahora incluye a informales, pasantes, aprendices, ex empleados e incluso candidatos en procesos de selección.

Por qué esto te afecta como empresa

Una denuncia de acoso laboral tiene tres consecuencias inmediatas:

1. Investigación del Ministerio del Trabajo con posibles multas.
2. Demanda laboral con indemnización al trabajador.
3. Daño reputacional que afecta la capacidad de contratar talento.

Y si tu empresa no tiene un Comité de Convivencia Laboral activo, las multas se agravan automáticamente. El comité es obligatorio para todas las empresas, sin importar el tamaño.

Cómo implementar un protocolo de prevención

Paso 1: Comité de Convivencia Laboral. Debe estar conformado por representantes del empleador y de los trabajadores (mínimo 2 de cada parte). Se reúne trimestralmente y atiende quejas de acoso. Si no lo tienes, créalo ya: no tenerlo es una infracción en sí misma.

Paso 2: Política escrita contra el acoso. Redacta una política clara que defina qué constituye acoso, cuál es el procedimiento de denuncia y cuáles son las consecuencias. Distribúyela a todos los trabajadores y haz que firmen acuse de recibo.

Paso 3: Capacitación a mandos medios y gerentes. El 80% de las denuncias de acoso involucran a jefes directos. Capacita a tus líderes sobre lo que pueden y no pueden decir o hacer bajo la nueva ley. Una sola frase en un mal momento ahora es demandable.

Paso 4: Canal de denuncia confidencial. Un correo electrónico exclusivo, un buzón físico o una línea de atención donde los trabajadores puedan reportar sin temor a represalias. La ley prohíbe cualquier forma de retaliación contra quien denuncia.

Paso 5: Protocolo de respuesta documentado. Cuando llegue una queja (y llegará), necesitas un protocolo escrito que indique: quién la recibe, en cuánto tiempo se responde, cómo se investiga y cómo se documenta la resolución. Todo por escrito.

Cuota de Inclusión

La Ley 2466 (Artículo 15, numeral 17) establece cuotas obligatorias de contratación de personas con discapacidad:

• Hasta 500 trabajadores: mínimo 2 personas con discapacidad por cada 100 trabajadores permanentes.
• Más de 500: 1 persona adicional por cada tramo de 100.
• Primer año (hasta junio 2026): optativo. Las empresas deben preparar un plan de ajustes razonables.
• Desde junio 2026: obligatorio. El incumplimiento genera multas del Ministerio del Trabajo.

El beneficio que muchos no ven: ahorro tributario

El cumplimiento de esta cuota no es solo un costo. Es una oportunidad fiscal:

• Deducción del 200% del salario y prestaciones pagados a trabajadores con discapacidad en la declaración de renta.
• Descuento en el impuesto de renta equivalente al 50% del valor de la Caja de Compensación Familiar pagada por esos empleados.

Ejemplo práctico: Si contratas a una persona con discapacidad a salario mínimo (costo mensual: ~$2.864.400), puedes deducir el doble ($5.728.800/mes) de tu base gravable. A una tasa de renta del 35%, eso significa un ahorro tributario de ~$2.005.080 al mes. El costo neto real baja a ~$859.320/mes.

En otras palabras: cumplir la cuota puede costarte menos de un tercio de lo que crees. El ahorro exacto depende del régimen fiscal de tu empresa.

Plan de implementación

1. Evalúa cuántas personas necesitas contratar según tu tamaño de planta.
2. Identifica cargos compatibles. No todos los puestos requieren las mismas capacidades. Busca posiciones donde la persona pueda desempeñarse plenamente con los ajustes razonables adecuados.
3. Implementa ajustes razonables (Art. 15, numeral 13): remoción de barreras físicas, comunicativas y actitudinales en el lugar de trabajo.
4. Busca candidatos certificados. Los trabajadores deben contar con certificación del Ministerio de Salud. Puedes buscarlos en el Servicio Público de Empleo (www.serviciodeempleo.gov.co) o en alianza con fundaciones locales de inclusión.
5. Reporta los contratos al Ministerio del Trabajo dentro de los 15 días siguientes a la firma, a través de su portal electrónico.

Si tu sector o tus cargos específicos no permiten la contratación de personas con discapacidad, informa formalmente al Ministerio del Trabajo (Parágrafo 2°).

¿Necesitas Ayuda para Adaptar tu Empresa?

Cada empresa tiene una realidad diferente: tamaño, sector, tipo de contratos, turnos. La ley es la misma para todos, pero la estrategia de implementación no.

Agenda una auditoría laboral exprés de 48 horas y te entregamos:

• Diagnóstico de cumplimiento con los 7 cambios
• Mapa de riesgo por área (contratos, nómina, reglamento, turnos)
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📞 WhatsApp: 314 234 5051 📍 Dirección: cll 9 # 4-19 Oficina 411 Centro Comercial las Américas 🌐 Web: www.gusabogados.com

* Los valores en pesos de esta guía son aproximados, calculados sobre el salario mínimo 2026. Los montos exactos dependen de las condiciones específicas de cada caso (salario, sector, actividad económica de la empresa, entre otros). Este artículo es informativo y no constituye asesoría legal personalizada. Si necesitas un análisis específico de tu situación, contáctanos. Fuente legal: Ley 2466 de 2025, aprobada el 25 de junio de 2025, publicada en el Diario Oficial No. 53.160.